SAP, consigli utili per l’implementazione

In quest’articolo raccoglierò alcuni consigli utili alle aziende e relativi reparti IT che si approcciano per la prima volta all’implementazione del gestionale SAP: sono semplici linee guida raccolte durante un’esperienza ventennale in questo campo che possono essere utili per restare nei costi, nei tempi ed avere un’installazione di successo.

Partiamo dal concetto che SAP è il software gestionale aziendale integrato per eccellenza, la Ferrari dei gestionali, come tale offre una moltitudine di moduli che coprono la maggior parte dei processi aziendali sia verticali che orizzontali, il software è pensato per essere configurato per qualsiasi esigenza secondo le buone pratiche di business.

La prima scelta da fare è il tipo di software SAP che andremo ad usare, dovremo capire in base alle dimensioni dell’azienda e al numero di utenti totali se orientarci su un prodotto come SAP Business One o SAP S/4.

Il primo è consigliato per aziende sino a 100 utenti, naturalmente non offre tutte le funzionalità di S/4 ma copre le necessità principali di una piccola media impresa, è estremamente configurabile e il costo degli sviluppi o dei pacchetti aggiuntivi è più contenuto.

Il secondo è il discendente della famosa suite SAP ERP, una suite enterprise che ha una vastità di pacchetti per ogni tipo di settore e processo: l’uso è rivolto alle medie e grandi aziende fino alle multinazionali. Si tratta di un software impegnativo che per la sua complessità prevede dei costi più alti sia di sviluppo che di gestione.

S/4 può essere installato inizialmente nei pacchetti core e poi espanso a seconda delle necessità, al contempo Sap Business One comprende già nella sua installazione base la maggior parte delle funzionalità di una piccola o media impresa: queste sono valutazioni che dovrete fare in base alla vostra strategia aziendale ed al budget che prevedete facendovi mostrare una demo dei due prodotti ipotizzando una configurazione vicina ai vostri processi core.

Una volta scelto il tipo di prodotto SAP dovrete effettuare una mappatura dettagliata dei vostri processi aziendali, partendo dall’end-to-end del business sino ad arrivare alle singole operazioni nelle varie aree: si partirà quindi con le configurazioni sino per arrivare il più vicino possibile al vostro desiderato, a questo punto potrete identificare i gap, cioè le parti che non sono coperte dalla soluzione per capire come implementarle.

Vi consiglio di coprire sempre i processi nevralgici della vostra attività – il cosiddetto core business – adattando accuratamente la configurazione, la forza di SAP è nella stabilità del suo codice e nelle “best practices” di processo e di settore che questo incorpora, analizzate le infinite possibilità di configurazione prima di cambiare un processo e mettere mano al codice: fatevi mostrare i benefici e cercate di capirne il funzionamento, pensate sempre che se le “best practices” seguono una certa logica e se nel codice il processo informatico è gestito in un certo modo, probabilmente quello è il modo migliore di gestirlo a parte casi eccezionali.

Il cambiamento non è mai semplice da affrontare, specie in progetti dove si è passati a SAP da gestionali precedenti: gli utenti preferiscono il loro modo di lavorare consolidato negli anni, sono generalmente avversi a cambiamenti nelle modalità operative perché risultano ostiche finché non se ne è capito bene il funzionamento. Cercate di fare entrare gli utenti fino in fondo alle logiche applicative, agli oggetti ed ai processi cosi che per loro sia chiaro sia il flusso funzionale e l’integrazione fra le varie parti: cercate di fare capire l’ingegneria gestionale che sta dietro alle logiche cosi che queste vengano comprese e abbracciate dagli utenti, alla fine loro sono la parte più importante del processo informatico aziendale!

La migliore strategia con SAP dal lato prettamente tecnologico IT è il giusto bilanciamento fra sviluppo e configurazione con quest’ultima preponderante: l’imperativo dovrebbe essere “adottare” la soluzione e le “best practices” di settore perché questo vi permetterà di mantenere quanto più possibile la soluzione vicino allo standard, lavorare dettagliatamente con la configurazione vi permetterà di avere dei costi bassi sia nell’implementazione che nel passaggio alle nuove release, vi garantirà un ottimo funzionamento su milioni di righe di codice testati da anni, insomma vi permetterà di concentrarvi dal lato IT sul vostro business e non sull’analisi, sviluppo ed ottimizzazione di codice custom.

Sviluppate solamente la piccola percentuale di processi e funzioni che non sono coperte dalla soluzione, ricordatevi che un reparto IT non è una software house quindi valutate se già esistono Add-On gia pronti che soddisfano i vostri requisiti, cercate di usare le Business API standard e di integrare gli sviluppi nella logica applicativa con il resto dei processi.

Passare a SAP significa abbracciare questa filosofia, ogni nuova release ingloberà sia miglioramenti tecnologici che di ingegneria gestionale e ve li ritroverete nel vostro business senza che dobbiate voi implementarli.

Buon SAP a tutti 😉